Zen To Done aneb jak efektivně řídit svoji práci

Současná doba je uspěchaná, způsobuje stres a mnoho lidí se jí nedokáže přizpůsobit. Ve vysokém nasazení pak mnoho jedinců pracuje pozdě do večera. I přesto ale nedokáží naplnit požadavky svých nadřízených. Ředitel Počítačové školy Gopas Jan Dvořák sestavil několik bodů ze systému Zen To Done (Zenem k hotovému), které poukazují na to, jak lépe být pánem své vlastní práce.

Zen To Done představuje jednoduchý způsob kontrolování vlastní práce. Kladé důraz na soustředěnost na „okamžik tady a teď”. Nezaměřuje se pak na komplikovaného plánování budoucnosti. Omezuje složitost pracovní agendy ruku v ruce s vysokým podílem zbytečně zdržující „práce pro práci”.

„Klíčem k úspěchu je zejména změna pracovních návyků. Snažte se svou práci zlepšovat postupně krok za krokem a nepokoušejte se změnit vše najednou,” radí Jan Dvořák.

1. Nedělejte více věcí najednou

Jste hrdí na to, že děláte deset důležitých věcí najednou? Je potřeba si uvědomit, že tento návyk nepřináší kýženou efektivitu. Soustavně totiž přepínáte svoji mysl, dostáváte se rychleji do stresu a častěji děláte chyby. Vhodnější je koncentrovat se v daném okamžiku pouze na jednu věc a odstranit všechny rušivé elementy, které odvádějí pozornost jinam.

Zavřete e-mailovou schránku a sociální sítě, přestaňte si povídat s kolegy, neodpovídejte na esemesky. Pokud se stane, že musíte svoji aktuální práci přerušit kvůli naléhavému úkolu, nedělejte to zbrkle. Poznamenejte si původní úkol a udělejte si pár poznámek k fázi, v níž se nacházíte. Jakmile urgenci vyřídíte, vraťte se zpátky k předchozí práci.

2. Přestaňte dělat komplikované plány

Chcete-li se efektivně vyhnout chaotickému přebíhání od jedné práce k druhé, nastavte svoji mysl na jednoduché plánování aktivit. Na začátku pracovního týdne definujte klíčové priority, které musíte bezpodmínečně splnit.

„Každé ráno pak začněte tím, že si reálně stanovíte nejdůležitější úkoly, jimž se budete stůj co stůj věnovat. Ty, které vidíte jako nejobtížnější nebo nejvíce časově náročné, řešte jako první. Jestliže odkládáte náročné pracovní povinnosti na pozdější dobu, kdy jste unaveni, děláte si dobrovolně z pracoviště továrnu na stres,” doporučuje Jan Dvořák.

3. Zvykněte si zjednodušovat

Pořiďte si jednotné místo, do kterého si budete přehledně vypisovat poznámky, nápady, myšlenky, úkoly a nejrůznější informace, jež vás napadnou a vztahují se k práci. Jinak je zapomenete a po čase je budete vymýšlet znovu. Nezáleží na tom, jestli jde o notýsek nebo smartphone. Pro větší přehlednost si můžete zavést i pár kategorií – např. Telefon, Počítač nebo Schůzky. Stav úkolů pak kontrolujte několikrát denně. Snadno si tak zvyknete redukovat cíle a úkoly na ty důležité.

4. Nebuďte otrokem emailů

Jakmile si ráno otevřete poštu, jednejte s rozvahou a určete si priority.

Poté, co se probudíte a otevřete svoji elektronickou poštu, jednejte s rozmyslem a stanovte si jasné priority.

„Na urgence reagujte okamžitě. Pokud si odpověď na běžný mail vyžádá maximálně dvě minuty, odpovídejte také hned, vyplatí se to. Jinak skončíte s haldou nevyřízených mailů. Zvažte rovněž, které úkoly lze delegovat k vyřízení kolegům. Pokud není možné věc delegovat a úkol nevyžaduje okamžitou reakci, udělejte si v kalendáři poznámku s termínem odpovědi. Časově náročnou a důležitou komunikaci si rozplánujte, zvládnete ji pak lépe,” uzavírá Jan Dvořák z Počítačové školy Gopas.

Mohlo by vás také zajímat:

Zdroj: Tývka.cz